O uso da tecnologia para otimizar o tempo

Como aproveitar as tecnologias para otimizar o tempo no nosso dia a dia?

Afinal, é uma época que se fala muito em estresse e outras doenças devido às cobranças, pressões diárias e a busca contínua por resultados cada vez melhores.

Porém, independente do segmento de uma empresa, a otimização de tempo é essencial para aumentar a produtividade de pessoas e entregas.

Como sempre falamos, a transformação digital é uma necessidade e se manter com métodos tradicionais, ficam para trás no mercado.

Portanto, podemos aproveitar dessa transformação digital para otimizar o tempo que consumimos na realização de tarefas.

Continue lendo e saiba o que fazer dentro da empresa para aproveitar ainda mais o tempo, usando a tecnologia a seu favor.

O que fazer para otimizar o tempo?

Primeiramente, não é só o colaborador que deve estar atento a otimização do tempo. E sim os gestores e líderes devem identificar onde estão esses gaps e implementar melhorias.

É fundamental na gestão, descobrir onde estão os fatores que impedem uma boa organização de demandas e propor alternativas.

Aliás, falamos aqui no artigo Gerenciamento de Tempo, sobre o método pomodoro, uma ferramenta para ajudar na produtividade individual.

Em seguida, após entender onde estão estes gaps, pesquise sobre plataformas e softwares para solucionar estes contratempos.

Assim que for definido, forneça treinamentos aos colaboradores para que todos estejam alinhados no funcionamento de cada uma dessas novas tecnologias.

Pois, de nada adianta investir em melhoramentos, se quem deve usá-las não faz corretamente ou então não utiliza.

Comunicação é tudo. Gestores, além de manter todos da empresa informados sobre mudanças e novas implementações, esteja disponível para esclarecimentos, receber sugestões e tirar dúvidas.

Fatores negativos quando não otimizamos o nosso tempo

– Custo com horas extra: empresas que não trabalham a otimização do tempo, tem prejuízo com pagamento de funcionários. Pois, sem organização e escassez de tempo para realizar as atividades, cumprem horas a mais do que o desejado.

Como dito, os gestores devem ser os primeiros a implementar ações de otimização de tempo e cobrar isso dos seus colaboradores.

– Risco de atraso em entregas: sem o controle de tempo e de demandas, aumenta o risco de atrasos ou entregas sem qualidade.

– Desmotivação da equipe: o excesso de demandas, desorganização e estresse, são fatores encontrados em profissionais desmotivados. Levando a trabalhos mal feitos, atrasos de prazos, falta de criatividade e procrastinação.

– Falta de organização: quando não otimizamos o tempo para nossas demandas, acabamos acumulando tarefas.

É extremamente importante alinhar prioridades e prazos.

Como a tecnologia pode ajudar na otimização do tempo?

Canais de comunicação

Principalmente em situações que empresas estão trabalhando remotamente, a comunicação precisa ser transparente.

Portanto, reuniões diárias com a equipe ajuda a entender a produtividade dos colaboradores, o que está pendente e se precisa de alguma ajuda.

Hoje em dia, o que não falta são opções de plataformas digitais com videoconferência. Com o propósito de, compartilhar câmeras e telas e esclarecer dúvidas.

Além disso, existem plataformas de “chats comerciais”, próprias para salas de bate papos, para uma comunicação interna mais rápida e prática.

Organização de demandas

Assim também, o uso de ferramentas para gerenciamento de atividades, tornam processos muito mais claros. 

Essas plataformas possibilitam agendamento de tarefas, inclusão de prazos, priorização de demandas, entendimento de fases de um projeto, fornecimento de quanto tempo foi utilizado para realização de uma tarefa, etc.

Além disso, podem ser visualizados pela equipe. De forma que todos saibam em qual fase está um projeto e os gestores possam acompanhar o desenvolvimento de seus colaboradores.

Armazenamento de dados

É muito válido ter um local onde os projetos e informações da empresa fiquem armazenados.

Quando algum colaborador tiver dúvidas ou precisar de algum material, ele consegue encontrar por conta própria. Além de também ajudar novos colaboradores que ainda estão em fase de treinamento. 

Ainda mais, essas plataformas são ótimas para trabalhar a inteligência coletiva dos profissionais da sua empresa. Possibilitando um espaço para compartilharem seus conhecimentos e experiências.

Saiba mais sobre inteligência coletiva clicando aqui.


Enfim, cada vez mais a tecnologia faz parte dos nossos dias. E por que não aproveitar de todas essas inovações para o nosso benefício?

Mas não esqueça, de nada vale todo o investimento em tecnologia, se não houver comunicação e clareza entre colaboradores e gestores.

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